1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2012 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa

10.12.2012 r.

2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji pracowniczych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe wg stanu na 31.12.2012 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej

w terminie 07.01.2013 r.

3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych

w terminie 11.01.2013 r.

4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, działalności statutowej, projektów badawczych (grantów), która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu

w terminie 11.02.2013 r.

5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
1) w Dziale Poligrafii – wg stanu na 31.12.2012 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
2) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych wg stanu na 31.12.2012 r.

w terminie 07.01.2013 r.

6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe sporządzą inwentaryzację poniesionych nakładów wg kosztu planowanego na 31.12.2012 r. Inwentaryzacja ta polega na weryfikacji planowanych nakładów z poniesionymi kosztami rejestrowanymi w Dziale Kosztów; arkusze inwentaryzacyjne muszą być podpisane przez osobę zatrudnioną w Zespole ds. Kształcenia Ustawicznego

w terminie 14.01.2013 r.

7. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2012/2013), złożą pisma o przeniesienia środków na rok 2013

w terminie 18.01.2013 r.

8. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z zarządzeniem Nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej

w terminie 14.01.2013 r.

9. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych wg stanu na 31.12.2012 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji. Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych oraz pozostałych, finansowanych przez NCBiR dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół niezakończonych projektów inwestycyjnych (finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych) wg stanu na 31.12.2012 r. (załącznik numer 1)

w terminie 25.01.2013 r.

10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa

07.12.2012 r.

11. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 14.12.2012 r., z wyjątkiem Działu Zaopatrzenia, Działu Organizacyjnego, Sekretariatu Rektora i Prorektora oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z ww. rozliczeniami do

21.12.2012 r.

12. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów

w terminie 10.12.2012 r.

13. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów

w terminie 17.12.2012 r.

14. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Działu Planowania (Sekcji Rozliczeń) rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich i należności za praktyki za rok akademicki 2011/2012

w terminie 09.11.2012 r.

15. Dział Planowania (Sekcja Rozliczeń) przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2011/2012

w terminie 19.11.2012 r.

16. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac wykazy wykorzystanych urlopów nauczycieli akademickich

w terminie 15.11.2012 r.

17. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji „wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich: w terminie do 15.11.2012 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 10.12.2012 r.

18. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2012 r. pracowników naukowych, naukowo-dydaktycznych, inżynieryjno-technicznych, z uwzględnieniem projektów badawczych (grantów), działalności statutowej

w terminie 10.12.2012 r.

19. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów

w terminie 11.01.2013 r.

20. Jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Finansowej wszystkie dokumenty dotyczące realizacji w 2012 r.:
a) dostaw materiałów, środków trwałych i aparatury,
b) wykonanych usług

w terminie 11.01.2013 r.

21. Dział Inwestycji i Remontów rozliczy i uzgodni z Działem Księgowości Majątkowej wszystkie materiały powierzone obcym jednostkom

w terminie 07.01.2013 r.

22. Kierownicy domów studenckich przedłożą zestawienie miesięczne opłat za miejsca za grudzień 2012 r., łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami wg stanu na 31.12.2012 r.

w terminie 07.01.2013 r.

23. Kierownicy tematów badań naukowych, prac rozwojowych i umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów. Kierownicy tematów badań naukowych, prac rozwojowych złożą pismo o wysokości przenoszonych środków do wykorzystania w latach następnych, w przypadku niezakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych złożą pismo o przeniesienie dochodów lub kosztów na 2013 r. (według wzoru załącznik nr 2). Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych oraz pozostałych, finansowanych przez NCBiR dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2013 (według załącznika nr 3)

w terminie 28.01.2013 r.

24. Dział Badań Naukowych i CTT przekaże do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich grantów oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2012 r. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR i projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych

w terminie 07.01.2013 r.

25. Kierownicy projektów strukturalnych i międzynarodowych przekażą do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich, realizowanych w 2012 r. wraz z pismem o refundację

w terminie do 27.12.2012 r.

26. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa

w terminie 11.01.2013 r.

27. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej

w terminie 11.01.2013 r.

28. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto na PK (a imprezy te zostały zakończone), dokonają rozliczeń dochodów i kosztów w Dziale Kosztów (w przypadku przeniesienia środków i kosztów na następny rok, organizatorzy złożą stosowne, pisemne wyjaśnienie)

w terminie 11.01.2013 r.

29. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory wg stanu na 31.12.2012 r.

w terminie 14.01.2013 r.

30. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni poniesione koszty: z tytułu remontów z Działem Kosztów, z tytułu inwestycji budowlano-montażowych z Działem Księgowości Majątkowej

w terminie 18.01.2013 r.

31. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR i MNiSW oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej

w terminie 07.01.2013 r.

32. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK

w terminie do 18.01.2013 r.

33. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, dochodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2012 upływa

18.01.2013 r.

34. Dział Finansowy sporządzi wykaz niepodjętych z kasy PK refundacji faktur i rachunków dotyczących kosztów 2012 r.

termin 17.01.2013 r.

35. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2012 w Dziale Księgowości Finansowej upływa

30.01.2013 r.

36. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami wg stanu na 31.12.2012 r.

w terminie 31.01.2013 r.

37. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją

w terminie 28.01.2013 r.

38. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych wg stanu na 31.12.2012 r.

w terminie 14.01.2013 r.

39. W księgach roku 2013 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2012.

1) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,

2) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,

3) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.