POLECENIE SŁUŻBOWE NR 2
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 16 października 2013 r.
znak R.0201-72/13
w sprawie prac bilansowych za 2013 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2013 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2013 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
10.12.2013 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji pracowniczych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2013 r., zgodnie z zarządzeniem nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie 07.01.2014 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie 10.01.2014 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, działalności statutowej, projektów badawczych (grantów), która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie 11.02.2014 r.
5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii – według stanu na 31.12.2013 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych według stanu na 31.12.2013 r.
w terminie 07.01.2014 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe sporządzą inwentaryzację poniesionych nakładów według kosztu planowanego na 31.12.2013 r. Inwentaryzacja ta polega na weryfikacji planowanych nakładów z poniesionymi kosztami rejestrowanymi w Dziale Kosztów lub Zespole ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych; arkusze inwentaryzacyjne muszą być podpisane przez osobę zatrudnioną w Dziale Kształcenia i Współpracy z Zagranicą
w terminie 14.01.2014 r.
7. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2013/2014) złożą pisma o przeniesienia środków na rok 2014 według załącznika nr 3
w terminie 17.01.2014 r.
8. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z zarządzeniem nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie 14.01.2014 r.
9. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2013 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji. Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół niezakończonych projektów inwestycyjnych (finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych) według stanu na 31.12.2013 r. (załącznik numer 1)
w terminie 24.01.2014 r.
10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa
06.12.2013 r.
11. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 13.12.2013 roku, z wyjątkiem Działu Zaopatrzenia, Działu Organizacyjnego, Sekretariatu Rektora i Prorektorów oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z wyżej wymienionymi rozliczeniami do
20.12.2013 r.
12. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie 10.12.2013 r.
13. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów
w terminie 17.12.2013 r.
14. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Działu Planowania (Sekcji Rozliczeń) rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich i należności za praktyki za rok akademicki 2012/2013
w terminie 08.11.2013 r.
15. Dział Planowania (Sekcja Rozliczeń) przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2012/2013
w terminie 19.11.2013 r.
16. Dział Spraw Osobowych przekaże do Działu Płac wykazy wykorzystanych urlopów nauczycieli akademickich
w terminie 15.11.2013 r.
17. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich: w terminie do 15.11.2013 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 10.12.2013 r.
18. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2013 r. pracowników naukowych, naukowo-dydaktycznych, inżynieryjno-technicznych, z uwzględnieniem projektów badawczych (grantów), działalności statutowej
w terminie 10.12.2013 r.
19. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie 10.01.2014 r.
20. Jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Finansowej wszystkie dokumenty dotyczące realizacji w 2013 r.:
a) dostaw materiałów, środków trwałych i aparatury,
b) wykonanych usług
w terminie 10.01.2014 r.
21. Dział Inwestycji i Remontów rozliczy i uzgodni z Działem Księgowości Majątkowej wszystkie materiały powierzone obcym jednostkom
w terminie 07.01.2014 r.
22. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2013 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2013 r.
w terminie 07.01.2014 r.
23. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych, dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (a w przypadku umów niezakończonych złożą pismo o przeniesienie dochodów lub kosztów na 2014 r. według wzoru stanowiącego załącznik nr 2). Kierownicy projektów badawczych w tym projektów strukturalnych i międzynarodowych oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR, NCN, MNiSZW dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2014 według załącznika nr 3.
w terminie 28.01.2014 r.
24. Dział Badań Naukowych i Centrum Transferu Technologii przekaże do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich projektów badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2013 r. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR i projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych
w terminie 07.01.2014 r.
25. Kierownicy projektów strukturalnych i międzynarodowych przekażą do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich, realizowanych w 2013 r. wraz z pismem o refundację środków
w terminie do 30.12.2013 r.
26. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
w terminie 10.01.2014 r.
27. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie 14.01.2014 r.
28. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto w PK (a przedsięwzięcia te zostały zakończone), dokonają rozliczeń dochodów i kosztów w Dziale Kosztów (w przypadku przeniesienia środków i kosztów na następny rok, organizatorzy złożą pism według wzoru stanowiącego załącznik nr 3)
w terminie 10.01.2014 r.
29. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory według stanu na 31.12.2013 r.
w terminie 14.01.2014 r.
30. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni poniesione koszty: z tytułu remontów z Działem Kosztów, z tytułu inwestycji budowlano-montażowych z Działem Księgowości Majątkowej
w terminie 17.01.2014 r.
31. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR, NCN i MNiSW oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie 07.01.2014 r.
32. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 17.01.2014 r.
33. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, dochodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2013 upływa
17.01.2014 r.
34. Dział Finansowy sporządzi wykaz niepodjętych z kasy PK refundacji faktur i rachunków dotyczących kosztów 2013 r.
termin 17.01.2014 r.
35. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2013 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
30.01.2014 r.
36. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2013 r.
w terminie 06.02.2014 r.
37. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie 28.01.2014 r.
38. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2013 r.
w terminie 14.01.2014 r.
39. W księgach roku 2014 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2013.
Zobowiązuję:
1) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
2) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
3) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Kazimierz Furtak |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
|
