POLECENIE SŁUŻBOWE NR 2
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 28 października 2015 r.
znak R.0201-68/15
w sprawie prac bilansowych za 2015 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2015 r., niniejszym polecam,
co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2015 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
10.12.2015 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji służbowych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2015 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora PK z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie Zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie 11.01.2016 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie 14.01.2016 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, działalności statutowej, projektów badawczych, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie 29.01.2016 r.
5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii – według stanu na 31.12.2015 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych według stanu na 31.12.2015 r.
w terminie 08.01.2016 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe sporządzą inwentaryzację poniesionych nakładów według kosztu planowanego na 31.12.2015 r. Inwentaryzacja ta polega na weryfikacji planowanych nakładów z poniesionymi kosztami rejestrowanymi w Dziale Kosztów lub Zespole ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych; arkusze inwentaryzacyjne muszą być podpisane przez osobę zatrudnioną w Dziale Kształcenia i Współpracy z Zagranicą celem potwierdzenia rejestracji studiów i preliminarzy.
w terminie 20.01.2016 r.
7. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2015/2016) złożą pisma o przeniesienia przychodów lub kosztów na rok 2016 według załącznika nr 4.
w terminie 22.01.2016 r.
8. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora PK z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie Zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie 8.01.2016 r.
9. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2015 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji. Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół niezakończonych projektów inwestycyjnych (finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych) według stanu na 31.12.2015 r. (załącznik numer 1)
w terminie 29.01.2016 r.
10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa
04.12.2015 r.
11. Wszystkie niepodjęte do dnia 22.12.2015 r. przez pracownika należności z kasy PK będą przekazane przelewem na konto pracownika do dnia
30.12.2015 r.
12. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 11.12.2015 r., z wyjątkiem Działu Zaopatrzenia, Działu Promocji, Sekretariatu Rektora i Prorektorów oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z ww. rozliczeniami do dnia
22.12.2015 r.
13. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie 10.12.2015 r.
Dokumenty dostarczone po tym terminie, dotyczące kosztów roku 2015, dostarczone nie później niż do dnia 23.12.2015 r. skutkują wypłatą wynagrodzenia i naliczenia pochodnych od wynagrodzeń w roku 2016.
14. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów.
w terminie 16.12.2015 r.
15. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Działu Planowania i Analiz rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich i należności za praktyki za rok akademicki 2014/2015
w terminie 09.11.2015 r.
16. Dział Planowania i Analiz przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2014/2015
w terminie 20.11.2015 r.
17. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich w terminie do 16.11.2015 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 10.12.2015 r.
18. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2015 r. pracowników inżynieryjno-technicznych zatrudnionych do działalności statutowej
w terminie 10.12.2015 r.
19. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia importu czasopism i łączności komputerowej za 2015 rok.
w terminie 15.01.2016 r.
20. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie 15.01.2016 r.
21. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2015 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2015 r.
w terminie 15.01.2016 r.
22. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku niezakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych złożą pismo o przeniesienie dochodów, załącznik nr 3 lub kosztów na 2016 r., załącznik nr 2). Kierownicy projektów badawczych, w tym projektów strukturalnych i międzynarodowych oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR, NCN, MNiSW dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2016 według załącznika nr 3
w terminie 22.01.2016 r.
23. Dział Badań Naukowych i CTT przekaże do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich projektów badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2015 r. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich pozostałych projektów finansowanych przez NCBiR i projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych
w terminie 13.01.2016 r.
24. Kierownicy projektów strukturalnych i międzynarodowych przekażą do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich, realizowanych w 2015 r. wraz z pismem o refundację środków
w terminie 23.12.2015 r.
25. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dotyczących roku 2015 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
15.01.2016 r.
26. Ostateczny termin wystawiania faktur w rejestrach sprzedaży roku 2015 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
12.01.2016 r.
27. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie 18.01.2016 r.
28. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto na PK a przedsięwzięcia te zostały zakończone, dokonają rozliczeń dochodów i kosztów w Dziale Kosztów, natomiast w przypadku przedsięwzięć niezakończonych organizatorzy złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na następny rok (załącznik nr 3)
w terminie 19.01.2016 r.
29. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory według stanu na 31.12.2015 r.
w terminie 22.01.2016 r.
30. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z odpowiednimi działami pionu Kwestora poniesione koszty z tytułu remontów i inwestycji budowlano-montażowych
w terminie 22.01.2016 r.
31. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie 14.01.2016 r.
32. Rzeczowe składniki majątkowe (aparatura naukowo-badawcza), pozostające po zakończeniu umów NCN i MNiSW, w których termin zakończenia umowy nastąpi do dnia 23.12.2015 r, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty PT ( z załącznikiem nr 5) lub dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie 14.01.2016 r.
W przypadku umów, których termin zakończenia nastąpi po 23.12.2015 r., składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu tych umów, będą przyjęte na stan w 2016 roku.
33. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 22.01.2016 r.
34. Dział Finansowy sporządzi wykaz niepodjętych z kasy PK refundacji faktur i rachunków dotyczących kosztów 2015 r.
w terminie do 22.01.2016 r.
35. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, dochodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2015 upływa
29.01.2016 r.
36. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2015 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
29.01.2016 r.
37. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2015 r.
w terminie 01.02.2016 r.
38. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2015 r.
w terminie 14.01.2016 r.
39. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie 28.01.2016 r.
40. W księgach roku 2016 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2015.
Zobowiązuję:
1) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
2) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
3) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Kazimierz Furtak |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
Załącznik 4
Załącznik 5
|
