POLECENIE SŁUŻBOWE NR 3
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 9 października 2018 r.
znak R.0201.83.2018
w sprawie prac bilansowych za 2018 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2018 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2018 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
7.12.2018 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji służbowych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2018 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora PK z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie do 4.01.2019 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie do 11.01.2019 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, działalności statutowej, projektów badawczych, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie do 25.01.2019 r.
5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a. w Dziale Poligrafii – wg stanu na 31.12.2018 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b. w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych wg stanu na 31.12.2018 r.
w terminie do 8.01.2019 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2018/2019) złożą pisma o przeniesienia przychodów lub kosztów na rok 2019 według załącznika nr 4
w terminie do 23.01.2019 r.
7. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora PK z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie do 9.01.2019 r.
8. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2018 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji. Kierownicy projektów inwestycyjnych finansowanych ze źródeł zewnętrznych dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół niezakończonych projektów inwestycyjnych (finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych) według stanu na 31.12.2018 r., zgodnie z załącznikiem numer 1
w terminie do 25.01.2019 r.
9. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa
5.12.2018 r.
10. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 12.12.2018 roku, z wyjątkiem Działu Eksploatacji i Zaopatrzenia, Działu Promocji, Sekretariatu Rektora oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z wyżej wymienionymi rozliczeniami do dnia
21.12.2018 r.
11. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie do 12.12.2018 r.
Dokumenty, dotyczące kosztów roku 2018, dostarczone po tym terminie (nie później niż do dnia 28.12.2018 r.) skutkują wypłatą wynagrodzenia i naliczeniem pochodnych od wynagrodzeń w roku 2019.
12. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów
w terminie do 14.12.2018 r.
13. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Działu Spraw Studenckich rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich i należności za praktyki za rok akademicki 2017/2018
w terminie do 15.10.2018 r.
14. Dział Spraw Studenckich przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2017/2018
w terminie do 30.11.2018 r.
15. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich w terminie do 16.11.2018 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 7.12.2018 r.
16. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2018 r. pracowników inżynieryjno-technicznych zatrudnionych do działalności statutowej
w terminie do 7.12.2018 r.
17. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia importu czasopism i łączności komputerowej za 2018 rok
w terminie do 11.01.2019 r.
18. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie do 11.01.2019 r.
19. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2018 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2018 r.
w terminie do 10.01.2019 r.
20. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku niezakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na 2019 r., według załącznika nr 2). Kierownicy projektów badawczych finansowanych przez NCBiR, NCN, MNiSW dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2019 według załącznika nr 3
w terminie do 23.01.2019 r.
21. Dział Badań Naukowych i CTT przekaże do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich projektów badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2018 r. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCBiR
w terminie do 25.01.2019 r.
22. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dotyczących roku 2018 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
16.01.2019 r.
23. Ostateczny termin składania do Działu Badań Naukowych kalkulacji wynikowych za rok 2018 do umów z przemysłem upływa
23.01.2019 r.
24. Ostateczny termin wystawiania faktur w rejestrach sprzedaży roku 2018 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
10.01.2019 r.
25. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie do 18.01.2019 r.
26. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto w PK a przedsięwzięcia te zostały zakończone, dokonają rozliczeń przychodów i kosztów w Dziale Kosztów, natomiast w przypadku przedsięwzięć niezakończonych organizatorzy złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na następny rok (według załącznika nr 4)
w terminie do 18.01.2019 r.
27. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory według stanu na 31.12.2018 r.
w terminie do 18.01.2019 r.
28. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z odpowiednimi działami pionu Kwestora poniesione koszty z tytułu remontów i inwestycji budowlano-montażowych
w terminie do 23.01.2019 r.
29. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR, NCN oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie do 11.01.2019 r.
30. Rzeczowe składniki majątkowe (aparatura naukowo-badawcza), pozostające po zakończeniu umów MNiSW, w których termin zakończenia umowy nastąpi do dnia 21.12.2018 r., należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty PT (z załącznikiem nr 5) lub dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie do 11.01.2019 r.
W przypadku umów, których termin zakończenia nastąpi po 21.12.2018 r. składniki majątkowe pozostające po zakończeniu tych umów będą przyjęte na stan w 2019 roku.
31. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 25.01.2019 r.
32. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, przychodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2018 upływa
31.01.2019 r.
33. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2018 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
31.01.2019 r.
34. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2018 r.
w terminie do 4.02.2019 r.
35. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2018 r.
w terminie do 11.01.2019 r.
36. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie do 25.01.2019 r.
37. W księgach roku 2019 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2018.
Zobowiązuję:
a) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
b) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
c) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Jan Kazior |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
Załącznik 4
Załącznik 5
|
