POLECENIE SŁUŻBOWE NR 3
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 16 października 2014 r.
znak R.0201-57/14
w sprawie prac bilansowych za 2014 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2014 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2014 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
10.12.2014 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji pracowniczych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2014 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora PK z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie 09.01.2015 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie 14.01.2015 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, działalności statutowej, projektów badawczych, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie 16.02.2015 r.
5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii – według stanu na 31.12.2014 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych według stanu na 31.12.2014 r.
w terminie 09.01.2015 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe sporządzą inwentaryzację poniesionych nakładów według kosztu planowanego na 31.12.2014 r. Inwentaryzacja ta polega na weryfikacji planowanych nakładów z poniesionymi kosztami rejestrowanymi w Dziale Kosztów lub Zespole ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych; arkusze inwentaryzacyjne muszą być podpisane przez osobę zatrudnioną w Dziale Kształcenia i Współpracy z Zagranicą celem potwierdzenia rejestracji studiów i preliminarzy
w terminie 20.01.2015 r.
7. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2014/2015) złożą pisma o przeniesienia przychodów lub kosztów na rok 2015 według załącznika nr 4
w terminie 22.01.2015 r.
8. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora PK z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie 19.01.2015 r.
9. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2014 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji. Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół niezakończonych projektów inwestycyjnych (finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych) według stanu na 31.12.2014 r. (załącznik nr 1)
w terminie 29.01.2015 r.
10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa
05.12.2014 r.
11. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 12.12.2014 r., z wyjątkiem Działu Zaopatrzenia, Działu Organizacyjnego, Sekretariatu Rektora i Prorektorów oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z wyżej wymienionymi rozliczeniami do
19.12.2014 r.
12. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie 10.12.2014 r.
Dokumenty dostarczone po tym terminie dotyczące kosztów roku 2014 dostarczone najpóźniej do dnia 30.12.2014 r. będą skutkowały wypłatą wynagrodzenia w roku 2015.
13. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów
w terminie 17.12.2014 r.
14. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Działu Planowania (Sekcji Rozliczeń) rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich i należności za praktyki za rok akademicki 2013/2014
w terminie 07.11.2014 r.
15. Dział Planowania (Sekcja Rozliczeń) przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2013/2014
w terminie 19.11.2014 r.
16. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac wykazy wykorzystanych urlopów nauczycieli akademickich
w terminie 14.11.2014 r.
17. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich w terminie do 14.11.2014 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 10.12.2014 r.
18. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2014 r. pracowników inżynieryjno-technicznych zatrudnionych do działalności statutowej
w terminie 10.12.2014 r.
19. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia importu czasopism i łączności komputerowej za rok 2014
w terminie 15.01.2015 r.
20. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie 15.01.2015 r.
21. Jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Finansowej wszystkie posiadane dokumenty dotyczące realizacji w 2014 r.:
a) dostaw materiałów, środków trwałych i aparatury,
b) wykonanych usług
w terminie 13.01.2015 r.
22. Dział Inwestycji i Remontów rozliczy i uzgodni z Działem Księgowości Majątkowej wszystkie materiały powierzone obcym jednostkom
w terminie 13.01.2015 r.
23. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2014 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2014 r.
w terminie 30.01.2015 r.
24. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku umów niezakończonych złożą pismo o przeniesienie dochodów lub kosztów na 2015 r. według wzoru stanowiącego załącznik nr 2). Kierownicy projektów badawczych, w tym projektów strukturalnych i międzynarodowych oraz pozostałych finansowanych przez NCBiR, NCN, MNiSzW dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2015 według załącznika nr 3
w terminie 28.01.2015 r.
25. Dział Badań Naukowych i Centrum Transferu Technologii przekaże do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich projektów badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2014 r. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich pozostałych projektów finansowanych przez NCBiR i projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych
w terminie 13.01.2015 r.
26. Kierownicy projektów strukturalnych i międzynarodowych przekażą do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich, realizowanych w 2014 r. wraz z pismem o refundację środków
w terminie do 29.12.2014 r.
27. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dotyczących roku 2014 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
w terminie 15.01.2015 r.
28. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie 16.01.2015 r.
29. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto na PK a przedsięwzięcia te zostały zakończone, dokonają rozliczeń dochodów i kosztów w Dziale Kosztów, natomiast w przypadku przedsięwzięć niezakończonych organizatorzy złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na następny rok (załącznik nr 3)
w terminie 19.01.2015 r.
30. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory według stanu na 31.12.2014 r.
w terminie 22.01.2015 r.
31. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni poniesione koszty z tytułu remontów z Działem Kosztów, z tytułu inwestycji budowlano-montażowych z Działem Księgowości Majątkowej
w terminie 16.01.2015 r.
32. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR, NCN i MNiSW oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie 13.01.2015 r.
33. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 30.01.2015 r.
34. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, dochodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2014 upływa
30.01.2015 r.
35. Dział Finansowy sporządzi wykaz niepodjętych z kasy PK refundacji faktur i rachunków dotyczących kosztów 2014 r.
termin 22.01.2015 r.
36. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2014 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
30.01.2015 r.
37. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2014 r.
w terminie 06.02.2015 r.
38. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie 28.01.2015 r.
39. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2014 r.
w terminie 14.01.2015 r.
40. W księgach roku 2015 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2014.
Zobowiązuję:
1) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
2) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
3) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Kazimierz Furtak |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
Załącznik 4
|
