POLECENIE SŁUŻBOWE NR 4
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 14 października 2019 r.
znak R.0201.101.2019
w sprawie prac bilansowych za 2019 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2019 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2019 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
9.12.2019 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji służbowych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2019 r., zgodnie z zarządzeniem nr 68 Rektora PK z dnia 27 września 2019 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie do 31.12.2019 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie do 10.01.2020 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji usług naukowo-badawczych, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie do 27.01.2020 r.
5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii – według stanu na 31.12.2019 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych wg stanu na 31.12.2019 r.
w terminie do 8.01.2020 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia, po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2019/2020), złożą pisma z wnioskiem o przeniesienie przychodów lub kosztów na rok 2020 według załącznika nr 4.
w terminie do 23.01.2020 r.
7. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z zarządzeniem nr 68 Rektora PK z dnia 27 września 2019 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie do 3.01.2020 r.
8. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2019 r. i przekaże protokół inwentaryzacji do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji (załącznik numer 1)
w terminie do 27.01.2020 r.
9. Kierownicy projektów inwestycyjnych dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół inwentaryzacji rozpoczętych projektów inwestycyjnych (załącznik numer 1) finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych, według stanu na 31.12.2019 r.
w terminie do 27.01.2020 r.
10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, naukowo-badawczą i pozostałą upływa
5.12.2019 r.
11. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 13.12.2019 roku, z wyjątkiem Sekcji Zaopatrzenia, Działu Promocji, Sekretariatu Rektora oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z wyżej wymienionymi rozliczeniami do dnia
20.12.2019 r.
12. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów.
w terminie do 12.12.2019 r.
Dokumenty, dotyczące kosztów roku 2019, dostarczone po tym terminie – nie później niż do dnia 30.12.2019 r. – skutkują wypłatą wynagrodzenia i naliczeniem pochodnych od wynagrodzeń w roku 2020.
13. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów
w terminie do 13.12.2019 r.
14. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Spraw Studenckich zestawienie rozliczenia godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich z modułu eHMS/pens
w terminie do 16.10.2019 r.
15. Dział Spraw Studenckich przekaże do Działu Płac wykaz z modułu eHMS/pens godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2018/2019
w terminie do 29.11.2019 r.
16. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich w terminie do 15.11.2019 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 9.12.2019 r.
17. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2019 r. pracowników inżynieryjno-technicznych zatrudnionych do działalności naukowo-badawczej
w terminie do 6.12.2019 r.
18. Biblioteka przekaże do Działu Kosztów rozliczenia importu czasopism i łączności komputerowej za 2019 rok potwierdzone przez osoby prowadzące rozliczenia finansowe wydziałów
w terminie do 10.01.2020 r.
19. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie do 10.01.2020 r.
20. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2019 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2019 r. oraz zestawienie otrzymanych przedpłat na 2020 rok.
w terminie do 10.01.2020 r.
21. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku niezakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych złożą pismo z wnioskiem o przeniesienie przychodów/kosztów na 2020 r. załącznik nr 2). Kierownicy projektów badawczych finansowanych przez NCBiR, NCN, NAWA, MNiSW dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo z wnioskiem o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2020 według załącznika nr 3
w terminie do 27.01.2020 r.
22. Kierownicy projektów naukowo-badawczych przekażą do Działu Badań Naukowych wykaz naliczonych kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCBiR. Dział Badań Naukowych i CTT przekażą do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich projektów naukowo-badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2019 r. zgodnie z kosztorysem w umowie. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCBiR
w terminie do 23.01.2020 r.
23. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dotyczących roku 2019 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
17.01.2020 r.
24. Ostateczny termin składania do Działu Badań Naukowych kalkulacji wynikowych za rok 2019 do umów z przemysłem upływa
24.01.2020 r.
25. Ostateczny termin wystawiania faktur w rejestrach sprzedaży roku 2019 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
10.01.2020 r.
26. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie do 17.01.2020 r.
27. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto w PK a przedsięwzięcia te zostały zakończone, dokonają rozliczeń przychodów i kosztów w Dziale Kosztów, natomiast w przypadku przedsięwzięć niezakończonych organizatorzy złożą pismo z wnioskiem o przeniesienie przychodów/kosztów na następny rok (załącznik nr 4)
w terminie do 20.01.2020 r.
28. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory według stanu na 31.12.2019 r.
w terminie do 17.01.2020 r.
29. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z odpowiednimi Działami pionu Kwestora poniesione koszty z tytułu remontów
w terminie do 24.01.2020 r.
30. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR, NCN oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie do 10.01.2020 r.
31. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 27.01.2020 r.
32. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, przychodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2019 upływa
31.01.2020 r.
33. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2019 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
31.01.2020 r.
34. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2019 r.
w terminie do 7.02.2020 r.
35. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2019 r.
w terminie do 10.01.2020 r.
36. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie do 24.01.2020 r.
37. Jednostki organizacyjne uczelni zobowiązane są do uzgadniania zapisów w książkach inwentarzowych z ewidencją prowadzoną w Dziale Księgowości Majątkowej na dzień 31 grudnia
w terminie do 31.03.2020 r.
38. Jednostki organizacyjne uczelni dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół inwentaryzacji rozpoczętej budowy stanowiska badawczego na dzień 31.12.2019 r. (załącznik nr 5)
w terminie do 31.03.2020 r.
39. W księgach roku 2020 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2019.
Zobowiązuję:
a) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
b) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
c) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Jan Kazior |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
Załącznik 4
Załącznik 5
|
