POLECENIE SŁUŻBOWE NR 5
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 19 października 2020 r.
znak R.0201.126.2020
w sprawie prac bilansowych za 2020 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2020 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2020 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
09.12.2020 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji służbowych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2020 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 102 Rektora PK z dnia 1 października 2020 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie do 31.12.2020 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie do 11.01.2021 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji usług naukowo-badawczych, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie do 27.01.2021 r.
5. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii – wg stanu na 31.12.2020 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych wg stanu na 31.12.2020 r.
w terminie do 8.01.2021 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2020/2021) złożą pisma o przeniesienia przychodów lub kosztów na rok 2021 (załącznik nr 4)
w terminie do 25.01.2021 r.
7. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 102 Rektora PK z dnia 1 października 2020 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie do 5.01.2021 r.
8. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2020 r. i przekaże protokół inwentaryzacji do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji (załącznik numer 4)
w terminie do 27.01.2021r
9. Kierownicy projektów inwestycyjnych dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół inwentaryzacji (inwestycji finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych) według stanu na 31.12. 2020 r. (załącznik numer 1)
w terminie do 27.01.2021 r.
10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, naukowo-badawczą i pozostałą upływa
4.12.2020 r.
11. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 14.12.2020 roku, z wyjątkiem Sekcji Zaopatrzenia, Działu Promocji, Sekretariatu Rektora oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z wyżej wymienionymi rozliczeniami do dnia
21.12.2020 r.
12. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie do 14.12.2020 r.
Dokumenty, dotyczące kosztów roku 2020, dostarczone po tym terminie – nie później jednak, niż do dnia 30.12.2020 r. – skutkują wypłatą wynagrodzenia i naliczeniem pochodnych od wynagrodzeń w roku 2021.
13. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów
w terminie do 14.12.2020 r.
14. Jednostki organizacyjne uzgodnią rozliczenia godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich w module eHMS/pens
w terminie do 20.10.2020 r.
15. Dział Spraw Studenckich dokona rozliczenia godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2019/2020, w module eHMS/pens
w terminie do 30.11.2020 r.
16. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich w terminie do 16.11.2020 r.,
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 9.12.2020 r.
17. Jednostki organizacyjne przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za 2020 r. pracowników badawczych zatrudnionych do działalności naukowo-badawczej.
w terminie do 22.01.2021 r.
18. Dział Badan Naukowych przekaże do Działu Kosztów zestawienie niewypłaconych rachunków (z umów o dzieło) dotyczących zakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych w 2020 roku.
w terminie do 20.01.2021r.
19. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie do 11.01.2021 r.
20. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2020 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2020 r. oraz zestawienie otrzymanych przedpłat na 2021 rok.
w terminie do 11.01.2021 r.
21. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych, dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku nie zakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na 2021 r., zgodnie z załącznikiem nr 2). Kierownicy projektów dydaktycznych i naukowo-badawczych finansowanych przez NCBiR, NCN, NAWA, MNiSW, Unię Europejską dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2021 (załącznik nr 3)
w terminie do 27.01.2021 r.
22. Kierownicy projektów naukowo-badawczych przekażą do Działu Badań Naukowych wykaz naliczonych kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCBiR. Dział Badań Naukowych i CTT przekażą do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich projektów naukowo-badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2020 r. zgodnie z kosztorysem w umowie. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCBiR otrzymanych od kierowników projektów
w terminie do 22.01.2021 r.
23. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dotyczących roku 2020 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
18.01.2021 r.
24. Ostateczny termin składania do Działu Badań Naukowych kalkulacji wynikowych za rok 2020 do umów z przemysłem upływa
25.01.2021 r.
25. Ostateczny termin wystawiania faktur w rejestrach sprzedaży roku 2020 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
11.01.2021 r.
26. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie do 18.01.2021 r.
27. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto w PK a przedsięwzięcia te zostały zakończone, dokonają rozliczeń przychodów i kosztów w Dziale Kosztów, natomiast w przypadku przedsięwzięć niezakończonych organizatorzy złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na następny rok (załącznik nr 4)
w terminie do 20.01.2021 r.
28. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami na wydziałach księgozbiory według stanu na 31.12.2020 r.
w terminie do 15.01.2021 r.
29. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z odpowiednimi działami pionu Kwestora poniesione koszty z tytułu remontów
w terminie do 25.01.2021 r.
30. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR, NCN oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie związane z tymi składnikami majątkowymi dokumenty jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie do 11.01.2021 r.
31. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 27.01.2021 r.
32. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, przychodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2020 upływa
1.02.2021 r.
33. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2020 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
1.02.2021 r.
34. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2020 r.
w terminie do 8.02.2021 r.
35. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2020 r.
w terminie do 11.01.2021 r.
36. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie do 24.01.2021 r.
37. Jednostki organizacyjne uczelni zobowiązane są do uzgadniania zapisów w księgach inwentarzowych z ewidencją prowadzoną w Dziale Księgowości Majątkowej na dzień 31 grudnia
w terminie do 31.03.2021 r.
38. Jednostki organizacyjne uczelni dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r rozpoczętej budowy stanowiska badawczego (załącznik nr 5), środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej (załącznik nr 6)
w terminie do 29.01.2021 r.
39. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże niezbędne dane (informację czy pracownik jest emerytem lub rencistą ponownie zatrudnionym) do wyceny aktuarialnej obecnej wartości zobowiązań pracodawcy wobec pracowników (rezerw) z tytułu nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, odpraw rentowych
w terminie do 20.01.2021 r.
40. W księgach roku 2021 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2020.
Zobowiązuję:
a) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
b) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
c) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. arch. Andrzej Białkiewicz |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
Załącznik 4
Załącznik 5
Załącznik 6
|
