POLECENIE SŁUŻBOWE NR 2
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 17 października 2008 r.
znak R.0201-61/2008
w sprawie prac bilansowych za 2008 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego spływu dokumentów
finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2008 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie za 2008 r. planu inwentaryzacji. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
12.12.2008 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji pracowniczych w Dziale Spraw Osobowych, znaczków pocztowych w Wydawnictwie PK i w Bibliotece PK oraz druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe wg stanu na 31.12.2008 r., zgodnie z zarządzeniem Nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie 06.01.2009 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie 09.01.2009 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, badań własnych, działalności statutowej, projektów badawczych (grantów), działalności wspomagającej badania. Stopień zaawansowania w procentach stwierdzi jednostka wykonująca pracę na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie 10.02.2009 r.
5. Kanclerz powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii - wg stanu na 31.12.2008 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK - wyrobów gotowych wg stanu na 31.12.2008 r.
w terminie 06.01.2009 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe sporządzą inwentaryzację poniesionych nakładów wg kosztu planowanego na 31.12.2008 r. Inwentaryzacja ta polega na weryfikacji planowanych nakładów z poniesionymi kosztami rejestrowanymi w Dziale Księgowości; arkusze inwentaryzacyjne muszą być podpisane przez osobę zatrudnioną na stanowisku ds. kształcenia podyplomowego
w terminie 15.01.2009 r.
7. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości sprawozdanie roczne, zgodnie z zarządzeniem Nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej
w terminie 15.01.2009 r.
8. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych wg stanu na 31.12.2008 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości w celu przeprowadzenia weryfikacji
w terminie 23.01.2009 r.
9. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa
05.12.2008 r.
10. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 17.12.2008 roku, z wyjątkiem Działu Zaopatrzenia, Działu Organizacyjnego, Biura Rektora i Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z ww. rozliczeniami do
23.12.2008 r.
11. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie 12.12.2008 r.
12. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Biura Planowania (Sekcji Rozliczeń) rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2007/2008
w terminie 31.10.2008 r.
13. Biuro Planowania (Sekcja Rozliczeń) przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2007/2008
w terminie 14.11.2008 r.
14. Dział Spraw Osobowych przekaże do Działu Płac wykazy wykorzystanych urlopów nauczycieli akademickich
w terminie 14.11.2008 r.
15. Dział Spraw Osobowych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą" dla:
a) nauczycieli akademickich w terminie do 14.11.2008 r.
b) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 12.12.2008 r.
oraz przekaże do Działu Księgowości pismo dotyczące naliczenia dodatkowego ZFŚS na rzecz emerytów i rencistów za 2008 r. w terminie do 06.01.2009 r.
16. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Księgowości rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2008 r. pracowników naukowych, naukowo-dydaktycznych, inżynieryjno-technicznych, z uwzględnieniem projektów badawczych (grantów), badań własnych i działalności statutowej
w terminie 12.12.2008 r.
17. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Księgowości
w terminie 08.01.2009 r.
18. Jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości wszystkie dokumenty dotyczące realizacji w 2008 r:
a) dostaw materiałów, środków trwałych i aparatury,
b) wykonanych usług
w terminie 08.01.2009 r.
19. Dział Inwestycji i Remontów rozliczy i uzgodni z Działem Księgowości wszystkie materiały powierzone obcym jednostkom
w terminie 06.01.2009 r.
20. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2008 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami wg stanu na 31.12.2008 r.
w terminie 06.01.2009 r.
21. Kierownicy tematów prac naukowo-badawczych (BW, DS, grantów) i umów z podmiotami gospodarczymi dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Księgowości
w terminie 15.01.2009 r.
22. Dział Badań Naukowych i CTT przekaże do Działu Księgowości wykaz kosztów pośrednich, realizowanych w 2008 r. grantów oraz umów z podmiotami gospodarczymi
w terminie 05.01.2009 r.
23. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
08.01.2009 r.
24. Dział Spraw Osobowych uzgodni wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości
w terminie 15.01.2009 r.
25. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto w PK (a imprezy te zostały zakończone), dokonają rozliczeń dochodów i kosztów w Dziale Księgowości (w przypadku przeniesienia środków i kosztów na następny rok, organizatorzy złożą stosowne pisemne wyjaśnienie)
w terminie 09.01.2009 r.
26. Dział Księgowości uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory wg stanu na 31.12.2008 r.
w terminie 15.01.2009 r.
27. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z Działem Księgowości poniesione koszty z tytułu remontów i inwestycji budowlano-montażowych
w terminie 15.01.2009 r.
28. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi i MNiSW oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości
w terminie 08.01.2009 r.
29. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 15.01.2009 r.
30. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, dochodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2008 upływa
16.01.2009 r.
31. Dział Finansowy sporządzi wykaz niepodjętych rachunków (refundacji) z kasy PK dotyczących kosztów 2008 r.,
termin 16.01.2009 r.
32. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych w Dziale Księgowości za rok 2008 upływa
19.01.2009 r.
33. Dział Księgowości przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami wg stanu na 31.12.2008 r.
w terminie 30.01.2009 r.
34. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie 30.01.2009 r.
35. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych wg stanu na 31.12.2008 r.
w terminie 15.01.2009 r.
36. W księgach roku 2009 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2008.
ZOBOWIĄZUJĘ:
a) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników projektów badawczych do zapoznania wszystkich podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
b) odpowiednich pracowników do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,
c) Kwestora PK do żądania odpowiednich wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Kazimierz Furtak |
|
