1. Podróżą służbową w świetle definicji zawartej w art. 77⁵ § 1 Kodeksu Pracy jest podróż pracownika wykonującego zlecone przez pracodawcę zadanie poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy, siedziba pracodawcy. Zwrot kosztów podróży służbowej następuje na podstawie aktualnego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami. Należności otrzymane przez pracownika z tytułu diet i innych należności za czas podróży służbowej na podstawie ww. rozporządzenia są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust.1 pkt 16 lit. b) i nie są podstawą naliczenia składki na ubezpieczenie społeczne, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust.1 pkt 15).

2. Pracownicy Politechniki Krakowskiej świadczący pracę dla uczelni lub podmiotów zewnętrznych w ramach niepracowniczych form zatrudnienia (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło) nie są uznani za pracowników w rozumieniu Kodeksu Pracy. Wobec tych osób nie mają wprost zastosowania przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami. W zawartej z nimi umowie zlecenia lub umowie o dzieło, oprócz wynagrodzenia należnego za wykonanie umowy, powinna zostać określona wysokość i sposób zwrotu należności z tytułu kosztów odbycia podróży koniecznej do realizacji umowy. Zwrotu należności za odbytą podróż powinien dokonać bezpośrednio podmiot zawierający umowę.

3. Uwzględniając przepisy powołane w pkt 1, pracownicy Politechniki Krakowskiej, realizujący odpłatne zadanie na zlecenie podmiotu zewnętrznego lub uczestniczący nieodpłatnie w pracach podmiotów zewnętrznych, mogą otrzymać z uczelni polecenie wyjazdu, wydane zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Rektora PK w sprawie delegacji służbowych, na podstawie pisemnego zobowiązania do refundacji kosztów podróży przez jednostkę zapraszającą, zawartego, np. w zaproszeniu, w umowie o dzieło lub w zleceniu, w piśmie skierowanym do uczelni a dotyczącym zasad pokrywania kosztów podróży związanych z udziałem pracowników uczelni w posiedzeniach zewnętrznych organów opiniodawczych i doradczych. Politechnika Krakowska rozlicza polecenie wyjazdu zgodnie z obowiązującymi przepisami, wypłaca pracownikowi należność i na podstawie pisemnego zobowiązania sporządza notę obciążeniową dla podmiotu zewnętrznego.

4. Wystawienie polecenia wyjazdu w sposób określony w pkt 3 i rozliczenie kosztów podróży, zgodnie z aktualnym rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami, jest dla Politechniki Krakowskiej - występującej jako płatnik - podstawą do niepobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz nieodprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne od wypłaconych należności za podróż pracownika.