POLECENIE SŁUŻBOWE NR 6
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 4 listopada 2011 r.
znak R.0201-60/11
w sprawie prac bilansowych za 2011 r.
W celu zapewnienia kompletnego i terminowego przekazania dokumentów finansowo-księgowych, warunkującego rzetelne opracowanie sprawozdania finansowego za 2011 r., niniejszym polecam, co następuje:
1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2011 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa
09.12.2011 r.
2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji pracowniczych w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych, znaczków pocztowych w Wydawnictwie PK i w Bibliotece PK oraz druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2011 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie do 06.01.2012 r.
3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, aparatury zakupionej do umów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych
w terminie do 11.01.2012 r.
4. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji prac naukowo-badawczych, badań własnych, działalności statutowej, projektów badawczych (grantów), działalności wspomagającej badania, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu
w terminie do 09.02.2012 r.
5. Kanclerz powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji robót w toku:
1) w Dziale Poligrafii – według stanu na 31.12.2011 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
2) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych według stanu na 31.12.2011 r.
w terminie do 06.01.2012 r.
6. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe sporządzą inwentaryzację poniesionych nakładów według kosztu planowanego na 31.12.2011 r. Inwentaryzacja ta polega na weryfikacji planowanych nakładów z poniesionymi kosztami rejestrowanymi w Dziale Kosztów; arkusze inwentaryzacyjne muszą być podpisane przez osobę zatrudnioną w Zespole ds. Kształcenia Ustawicznego
w terminie do 13.01.2012 r.
7. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2011/2012) złożą pisma o przeniesienia środków na rok 2012
w terminie do 13.01.2012 r.
8. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 22 Rektora PK z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej
w terminie do 13.01.2012 r.
9. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2011 r. i przekaże arkusze spisu z natury do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji. Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych, rozwojowych i strategicznych dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół niezakończonych projektów inwestycyjnych według stanu na 31.12 2011 r. – załącznik nr 1
w terminie do 25.01.2012 r.
10. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, umowną i pozostałą upływa
06.12.2011 r.
11. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 13.12.2011 r., z wyjątkiem Działu Zaopatrzenia, Działu Organizacyjnego, Sekretariatu Rektora i Prorektorów oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z ww. rozliczeniami do
22.12.2011 r.
12. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów
w terminie do 09.12.2011 r.
13. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów
w terminie do 21.12.2011 r.
14. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej dostarczą do Działu Planowania (Sekcji Rozliczeń) rozliczenie godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich i należności za praktyki za rok akademicki 2010/2011
w terminie do 10.11.2011 r.
15. Dział Planowania (Sekcja Rozliczeń) przekaże do Działu Płac wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2010/2011
w terminie do 18.11.2011 r.
16. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac wykazy wykorzystanych urlopów nauczycieli akademickich
w terminie do 15.11.2011 r.
17. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji „wczasów pod gruszą" dla:
1) nauczycieli akademickich w terminie do 15.11.2011 r.
2) pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w terminie do 9.12.2011 r.
oraz przekaże do Działu Księgowości Finansowej pismo dotyczące naliczenia dodatkowego ZFŚS na rzecz emerytów i rencistów za rok 2011 w terminie do 06.01.2012 r.
18. Jednostki organizacyjne działalności podstawowej przekażą do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za IV kwartał 2011 r. pracowników naukowych, naukowo-dydaktycznych, inżynieryjno-technicznych, z uwzględnieniem projektów badawczych (grantów), badań własnych i działalności statutowej
w terminie do 09.12.2011 r.
19. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów
w terminie do 10.01.2012 r.
20. Jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Finansowej wszystkie dokumenty dotyczące realizacji w 2011 r.:
1) dostaw materiałów, środków trwałych i aparatury,
2) wykonanych usług
w terminie do 10.01.2012 r.
21. Dział Inwestycji i Remontów rozliczy i uzgodni z Działem Księgowości Majątkowej wszystkie materiały powierzone obcym jednostkom
w terminie do 06.01.2012 r.
22. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2011 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2011 r.
w terminie do 06.01.2012 r.
23. Kierownicy tematów prac naukowo-badawczych (BW, DS, grantów) i umów z podmiotami gospodarczymi dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku niezakończonych umów na prace badawcze, złożą pismo o przeniesienie dochodów lub kosztów na 2012 r. według wzoru – załącznik nr 2). Kierownicy projektów strukturalnych, międzynarodowych, rozwojowych i strategicznych dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół
ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych
w terminie do 13.01.2012 r.
24. Dział Badań Naukowych i CTT przekaże do Działu Kosztów wykaz kosztów pośrednich grantów oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2011 r. Dział Badań Naukowych przekaże do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich grantów rozwojowych i projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych
w terminie do 05.01.2012 r.
25. Kierownicy projektów strukturalnych i międzynarodowych przekażą do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich, realizowanych w 2011 r. wraz z pismem o refundację
w terminie do 28.12.2011 r.
26. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa
10.01.2012 r.
27. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej
w terminie do 13.01.2012 r.
28. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto na PK (a imprezy te zostały zakończone), dokonają rozliczeń dochodów i kosztów w Dziale Kosztów (w przypadku przeniesienia środków i kosztów na następny rok, organizatorzy złożą stosowne pisemne wyjaśnienie)
w terminie do 06.01.2012 r.
29. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami instytutowymi księgozbiory według stanu na 31.12.2011 r.
w terminie do 13.01.2012 r.
30. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z Działem Księgowości poniesione koszty z tytułu remontów i inwestycji budowlano-montażowych
w terminie do 13.01.2012 r.
31. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi i MNiSW oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty OT, protokoły przekazania innych składników majątkowych i dokumenty likwidacji jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej
w terminie do 06.01.2012 r.
32. W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK
w terminie do 13.01.2012 r.
33. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, dochodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2011 upływa
13.01.2012 r.
34. Dział Finansowy sporządzi wykaz niepodjętych z kasy PK refundacji faktur i rachunków dotyczących kosztów 2011 r.
w terminie do 17.01.2012 r.
35. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2011 w Dziale Księgowości Finansowej upływa
20.01.2012 r.
36. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami
i odbiorcami według stanu na 31.12.2011 r.
w terminie do 04.02.2012 r.
37. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją
w terminie do 27.01.2012 r.
38. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej ustali wielkość zapasów nadmiernych
i nieprawidłowych według stanu na 31.12.2011 r.
w terminie do 13.01.2012 r.
39. W księgach roku 2012 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2011.
Zobowiązuję:
1) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,
2) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia
w ustalonych terminach,
3) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia
i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Kazimierz Furtak |
Załącznik 1
Załącznik 2
|
