POLECENIE SŁUŻBOWE NR 2
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 7 września 2021 r.
znak R.0201.104.2021
w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych Archiwum Narodowego w Krakowie
W związku z zaleceniami pokontrolnymi Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 17 sierpnia 2021 r. zobowiązuje się:
1) wszystkich pracowników Politechniki Krakowskiej do właściwego stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum zakładowego PK (Zarządzenie nr 82 Rektora Politechniki Krakowskiej z dnia 14.12.2017 r., z późn. zm.), zwłaszcza w odniesieniu do:
a) rejestracji dokumentacji poprzez poprawne nadawanie znaku sprawy według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
b) prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów,
c) terminowego przekazywania do Archiwum PK dokumentacji spraw zakończonych
d) brakowania dokumentacji.
Jednocześnie przypomina się, że zgodnie z wyżej wymienionym zarządzeniem bezwzględnie zakazane jest niszczenie jakiejkolwiek dokumentacji powstającej i gromadzonej w związku z działalnością poszczególnych jednostek organizacyjnych PK. Brakowanie dokumentacji odbywa się tylko i wyłącznie na podstawie procedur opisanych w w/w zarządzeniu;
2) kierowników jednostek organizacyjnych (kierowników jednostek organizacyjnych administracji, kierowników dziekanatów, kierowników administracyjnych wydziałów, kierowników katedr i laboratoriów, kierowników jednostek pozawydziałowych)
do przekazania do Archiwum PK informacji o dokumentacji spraw zakończonych przechowywanej w jednostkach przez nich kierowanych (w tym dokumentacji fotograficznej) w nieprzekraczalnym terminie do 15.10.2021 r. Informacja (przekazana w formie pisemnej lub mailowej) zawierać powinna: ilość dokumentacji (w metrach) oraz jej daty skrajne;
3) prorektorów, kanclerza i jego zastępców, kwestora i jego zastępców, dziekanów lub osoby przez nich wyznaczone do przeprowadzania systematycznych kontroli w podległych jednostkach w zakresie przestrzegania prawidłowości stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Jednocześnie informuję, że w terminie do 31 grudnia 2021 r. zostanie zorganizowane szkolenie dotyczące prawidłowego stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Informację o terminie szkolenia oraz osobach zobowiązanych do uczestnictwa w nim zostaną podane w terminie późniejszym.
W razie wątpliwości dotyczących sposobu realizacji poszczególnych zaleceń wskazanych w niniejszym poleceniu służbowym informacji udziela Archiwum Politechniki Krakowskiej.
Rektor
prof. dr hab. inż. arch. Andrzej Białkiewicz |
|
