1. Regulamin określa wewnętrzne zasady planowania i udzielania zamówień publicznych przez Politechnikę Krakowską na dostawy, usługi i roboty budowlane.

2. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych w Politechnice Krakowskiej prowadzone są zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) zwaną dalej Ustawą lub Pzp oraz w oparciu o ustawę o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 20 grudnia 2005 r. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

3. Podmiotem zamawiającym w rozumieniu Ustawy jest Politechnika Krakowska, którą reprezentuje Rektor.

4. Na podstawie pisemnego pełnomocnictwa Rektora Politechniki Krakowskiej prawo do wnioskowania o udzielanie zamówień publicznych otrzymują:

5. Wnioskodawcy ponoszą odpowiedzialność za gospodarowanie przydzielonymi im środkami publicznymi zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o finansach publicznych.

1. Rozpoczęcie procedury dotyczącej udzielania zamówień publicznych, bez względu na wartość i źródło finansowania, następuje na podstawie kompletnego wniosku o udzielenie zamówienia złożonego w Dziale Zamówień Publicznych. Wnioski niekompletne będą zwracane do uzupełnienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

2. Postępowania o zamówienia publiczne, których wartość w skali uczelni przekracza wyrażona w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, przeprowadza Dział Zamówień Publicznych.

3. Zamówienia z indywidualnych projektów badawczych i grantów wykonywanych na zlecenie oraz wydatki z umów lub projektów finansowanych z udziałem środków przyznanych z funduszy Unii Europejskiej są traktowane odrębnie. Do wniosku należy dołączyć harmonogram wydatków związanych z daną umową/grantem/projektem.

4. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

5. Tryb postępowania o zamówienia publiczne ustala kierownik Działu Zamówień Publicznych.

6. Podstawowym trybem udzielania zamówień publicznych jest przetarg nieograniczony i ograniczony.

7. Dział Zamówień Publicznych prowadzi centralny rejestr zamówień publicznych, w którym ewidencjonowane są wszystkie, złożone do Działu Zamówień Publicznych, wnioski.

8. Wniosek winien zawierać opis przedmiotu zamówienia z zastosowaniem art. 29 - 31 ustawy Prawo zamówień publicznych, merytoryczne uzasadnienie celowości udzielania zamówienia publicznego, oszacowanie wartości zamówienia publicznego przy uwzględnianiu art. 32 - 35 ustawy, w zależności od rodzaju zamówienia.

9. Wniosek o uruchomienie postępowania na roboty budowlane i usługi projektowe zatwierdza i składa w imieniu jednostek organizacyjnych PK Dyrektor Techniczny. Do wniosku należy załączyć dokumentację wymaganą przepisami ustawy.

10. Termin realizacji zamówienia wskazany we wniosku, o którym mowa w ust. 1, winien uwzględnić czas na przeprowadzenie procedury, w tym również możliwość wniesienia ewentualnych środków ochrony prawnej przez wykonawców.

11. Orientacyjny, minimalny czas trwania procedury przetargowej od daty uruchomienia przetargu (ogłoszenia) do podpisania umowy wynosi:

12. Na zakup sprzętu komputerowego wprowadza się obowiązujący wykaz konfiguracji zestawów komputerowych. Unifikacji parametrów sprzętu komputerowego dokonuje Dział Informatyzacji. Wykaz winien być aktualizowany w miarę postępu technicznego i publikowany na stronie internetowej Uczelni przez Dział Informatyzacji.

13. W przypadku zakupu niestandardowego sprzętu komputerowego wniosek musi być zaakceptowany przez pełnomocnika Rektora ds. informatyzacji uczelni. Wykaz konfiguracji należy sporządzić wg załącznika nr 3b.

14. Zamówienia zbiorcze, tj. na ten sam rodzaj dostawy lub usługi dla więcej niż jednej jednostki organizacyjnej PK (np. dostawa sprzętu komputerowego, oprogramowania, projektorów, rzutników, mebli), realizowane są w terminach wyznaczonych w harmonogramie składania wniosków. Harmonogram sporządza Dział Zamówień Publicznych na podstawie planu zamówień uczelni. Harmonogram winien być publikowany na stronach internetowych dla pracowników PK w zakładce Zamówienia publiczne do dnia 31 stycznia każdego roku.

15. Poza wyznaczonymi w harmonogramie terminami, realizowane będą tylko wnioski dotyczące szczególnych przypadków, np. awarii. Wniosek winien zawierać uzasadnienie wskazujące na konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia (np. zagrożenie bezpieczeństwa życia lub mienia, brak sprzętu zastępczego, niemożność wykonywania pracy).

16. Zlecanie usług w formie umowy o dzieło lub zlecenia winno być poprzedzone skierowaniem wniosku (załącznik nr 3c) do Działu Zamówień Publicznych celem przeprowadzenia postępowania.

17. Nie wymaga się złożenia wniosku o udzielenie zamówienia publicznego do Działu Zamówień Publicznych dla zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy na podst. art. 4 pkt 3 lit. e, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, z wyjątkiem usług w całości opłacanych przez zamawiającego, zamawianych w celu prowadzenia jego własnej działalności, których rezultaty stanowią wyłącznie jego własność. W tym przypadku do umowy należy załączyć uzasadnienie zatwierdzone przez dysponenta środków finansowych wskazujące na naukowy lub rozwojowy charakter usług.

18. Przez usługi naukowo-badawcze i prace rozwojowe rozumie się: 1) badania podstawowe, obejmujące działalność badawczą-eksperymentalną lub teoretyczną - podejmowaną w celu zdobycia nowej wiedzy o zjawiskach i faktach, nieukierunkowaną na bezpośrednie zastosowanie w praktyce, 2) badania stosowane, obejmujące działalność badawczą, podejmowaną w celu zdobycia nowej wiedzy, ukierunkowaną na bezpośrednie zastosowanie w praktyce, 3) prace rozwojowe, czyli prace wykorzystujące dotychczasową wiedzę, uzyskaną w wyniku działalności badawczej lub doświadczeń praktycznych, prowadzone w celu wytworzenia nowych lub udoskonalenia istniejących, materiałów, wyrobów, urządzeń, usług, procesów lub metod.

19. Wnioski dla zamówień objętych postępowaniami prowadzonymi dla całej uczelni składają właściwe jednostki organizacyjne w zakresie swoich kompetencji.

1. Postępowania, których wartość przekracza kwotę netto 206 000 euro w skali całej uczelni dla dostaw i usług, 5 150 000 euro dla robót budowlanych, przeprowadzane są przez komisję przetargową powoływaną decyzją Rektora lub osoby upoważnionej.

2. W przypadku gdy wartość zamówienia nie przekracza kwoty 206 000 euro w skali całej uczelni dla dostaw i usług i 5 150 000 euro dla robót budowlanych, powołanie komisji przetargowej nie jest obligatoryjne.

3. Przewodniczącym komisji przetargowych w postępowaniach o wartości przekraczającej kwoty netto 206 000 euro dla dostaw i usług oraz 5 150 000 euro dla robót budowlanych jest kierownik Działu Zamówień Publicznych.

4. Sekretarzem komisji przetargowej jest pracownik Działu Zamówień Publicznych wyznaczony każdorazowo przez kierownika tego Działu.

5. Komisja przetargowa prowadzi procedurę zgodnie z Ustawą i Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

6. Kanclerz Uczelni lub inna osoba upoważniona przez Rektora na podstawie pełnomocnictwa zatwierdza wnioski komisji przetargowych i dokumenty związane z prowadzonymi przez Dział Zamówień Publicznych postępowaniami.

1. W celu określenia zakresu zapotrzebowania i właściwej procedury przy udzielaniu zamówień publicznych wprowadza się obowiązek planowania dostaw, usług i robót budowlanych przez jednostki organizacyjne Uczelni. Plany należy sporządzić według wzorów stanowiących załączniki nr 2a, 2b, 2c do niniejszego regulaminu.

2. Jednostki organizacyjne są zobowiązane przekazać do Działu Zamówień Publicznych plany zamówień na dostawy i usługi na rok następny w terminie do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego oraz plany zamówień na roboty budowlane i usługi projektowe uczelni na rok następny do Działu Inwestycji i Remontów w terminie do dnia 31 października roku poprzedzającego.

3. Zbiorczy plan zamówień uczelni dla dostaw i usług sporządza Dział Zamówień Publicznych.

4. Zbiorczy plan zamówień na roboty budowlane i usługi projektowe uczelni opracowuje Dział Inwestycji i Remontów.

5. Dział Inwestycji i Remontów dokonuje zbilansowania robót budowlanych zgodnie z przepisami Ustaw oraz opracowuje harmonogram realizacji planu.

6. Zbiorczy plan zamówień na usługi poligraficzne sporządza Sekcja Poligrafii PK. Plany na rok następny, na ten rodzaj usług, winny być składane przez jednostki organizacyjne do Sekcji Poligrafii PK w terminie do dnia 15 listopada. Po zbilansowaniu usług Sekcja Poligrafii PK przekazuje do Działu Zamówień Publicznych plan usług poligraficznych, które będą realizowane poza Uczelnią w drodze postępowań przetargowych w terminie wskazanym w ust. 2.

7. Plany zamówień dla poszczególnych jednostek organizacyjnych PK zatwierdzają wnioskodawcy wskazani w § 1 ust. 4 Regulaminu.

8. Plany winny być korygowane przez wnioskodawców niezwłocznie po: zatwierdzeniu planu rzeczowo - finansowego, uzyskania środków finansowych z innych źródeł, zmianie przeznaczenia środków finansowych na inny cel. Zatwierdzone przez dysponentów środków finansowych korekty do planów należy złożyć do Działu Zamówień Publicznych.

9. Aktualizacji planu zamówień na roboty budowlane i usługi projektowe Dział Inwestycji i Remontów dokonuje co kwartał.

1. Przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się do zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro. Kwotę progową 14 000 euro rozpatruje się w kategorii wydatku sumarycznego uczelni. Podstawą do ustalenia tej wartości jest plan zamówień uczelni sporządzony przez Dział Zamówień Publicznych. Zamówienia do kwoty 14 000 euro udziela się zgodnie z niniejszym paragrafem.

2. Zamówienia publiczne zwolnione ze stosowania przepisów Ustawy udzielane są z uwzględnieniem przepisów kodeksu cywilnego i przepisów ustawy o finansach publicznych z poszanowaniem zasad gospodarnego, celowego i oszczędnego działania.

3. Realizacja zamówień, o których mowa w ust. 1 odbywa się w ramach jednostki organizacyjnej (z wyłączeniem robót budowlanych i prac projektowych) lub przez Dział Zaopatrzenia, po uprzedniej dekretacji i zarejestrowaniu wniosku w Dziale Zamówień Publicznych z zastrzeżeniem ust. 6.

4. Przed zleceniem realizacji zamówienia każda jednostka organizacyjna PK jest zobowiązana złożyć do Działu Zamówień Publicznych wniosek o udzielenie zamówienia zgodnie z zał. nr 3 do niniejszego regulaminu. Dział Zamówień Publicznych nie będzie rejestrował wniosków zgłoszonych po faktycznym zrealizowaniu zamówienia z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Nie wymaga się składania wniosków o udzielenie zamówienia publicznego dla zamówień, których wartość nie przekracza, wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro w zakresie: usług hotelarskich, gastronomicznych, zamówień okolicznościowych (np. kwiaty, upominki), ogłoszeń w czasopismach specjalistycznych i branżowych, usługi kserowania, dostaw specjalistycznych materiałów eksploatacyjnych i technicznych (z wyłączeniem sprzętu komputerowego i tonerów).

6. Awaryjny zakup sprzętu i urządzeń komputerowych objęty 0% stawką podatku VAT należy realizować za pośrednictwem Działu Zaopatrzenia, który dokonuje niezbędnych formalności w celu uzyskania preferencyjnej stawki podatku VAT.

7. Przed udzieleniem zamówienia, którego wartość przekracza 3000 zł brutto należy skierować zapytanie ofertowe do co najmniej 2 wykonawców, zawierające min. opis przedmiotu zamówienia i jego zakres, termin realizacji, warunki płatności. Z dokonanych czynności wyboru wykonawcy należy sporządzić protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 4a. Oferty mogą być złożone faksem, e-mailem, osobiście lub telefonicznie.

8. Dokumenty z przeprowadzonych czynności wskazanych w pkt. 7 (protokół, zlecenie, oferty itp.) Wnioskodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 4 lat od daty udzielenia zamówienia.

9. Udzielenie zamówienia, którego wartość jest równa lub przekracza kwotę 3000 zł brutto winno być dokonane pisemnym zleceniem, którego wzór stanowi załącznik 4b lub umową przygotowaną przez Wnioskodawcę.

1. Osobą uprawnioną do wnioskowania i podpisywania umów o zamówienie publiczne jest Rektor lub osoby do tego upoważnione. Poza podpisem osoby upoważnionej wymagana jest kontrasygnata kwestora. Rejestr osób upoważnionych do podpisywania umów o zamówienia publiczne prowadzi Dział Zamówień Publicznych.

2. Za realizację zapisów umowy odpowiedzialne są osoby upoważnione przez Rektora wskazane w § 1 ust. 4 niniejszego regulaminu lub osoby wskazane w treści umowy.

3. Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy na roboty budowlane pełnią inspektorzy nadzoru inwestycyjnego posiadający odpowiednie uprawnienia.

4. Reklamacji i naliczania kar umownych dokonuje osoba zawierająca umowę lub osoba wskazana w treści umowy jako odpowiedzialna za realizację jej zapisów po stronie zamawiającego na wniosek jednostki organizacyjnej, dla której udzielono zamówienia.

5. Dokumenty finansowe (faktury) dotyczące zamówień publicznych winny posiadać adnotację (pieczęć) wskazującą tryb udzielonego zamówienia. Wzór pieczęci z określeniem trybu postępowania określa załącznik nr 5.

6. Faktury dotyczące zamówień o wartości przekraczającej równowartość kwoty 14 000 euro netto opisuje Wnioskodawca, określając tryb zamówienia i numer postępowania otrzymany z Działu Zamówień Publicznych.

7. Faktury dla zamówień zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy na podstawie art. 4. ust. 8 opisuje Wnioskodawca (na podstawie zadekretowanego i zarejestrowanego wniosku o udzielenie zamówienia) przez umieszczenie adnotacji (lub pieczęci) "zamówienie wyłączone ze stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 4. pkt 8" Wniosek należy przedstawić przy rozliczaniu faktury (nie dotyczy zamówień wskazanych § 5 pkt 5).

1. Naruszenie przepisów ustawy Pzp podlega sankcji na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114 z dnia 25 stycznia 2005 r. z późniejszymi zmianami).

2. Osoby winne naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą odpowiedzialność zarówno w przypadku świadomego działania, jak i z winy nieumyślnej.

1. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień ustala się na podstawie aktualnego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp.

2. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników są odpowiedzialni kierownicy jednostek organizacyjnych uczelni. Pracownicy potwierdzają zapoznanie się z treścią niniejszego regulaminu, podpisując jego egzemplarz.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) i Kodeksu cywilnego.

4. Tracą moc:

5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 21 kwietnia 2008 r.