1. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej zapewni pełne wykonanie planu inwentaryzacji za 2023 r. Termin zakończenia spisów z natury we wszystkich jednostkach upływa

8.12.2023 r.

2. Dział Inwentaryzacji i Gospodarki Majątkowej dokona inwentaryzacji legitymacji służbowych, druków ścisłego zarachowania w jednostkach prowadzących studia podyplomowe według stanu na 31.12.2023 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 102 Rektora PK z dnia 1 października 2020 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej

w terminie do 31.12.2023 r.

3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna zapewni rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych z przeprowadzonych inwentaryzacji środków trwałych (w tym wyposażenia), materiałów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw, legitymacji pracowniczych

w terminie do 11.01.2024 r.

4. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna sporządzi roczne sprawozdanie z przebiegu rozliczeń inwentaryzacyjnych, zawierające ocenę całokształtu spraw związanych z inwentaryzacją

w terminie do 24.01.2024 r.

5. W celu weryfikacji stanu istniejącego z dokumentami, Prorektor ds. Nauki powoła komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji usług naukowo-badawczych, która porówna dane liczbowe wynikające z wewnętrznie uzgodnionych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i stwierdzi stopień zaawansowania w procentach na podstawie analizy pracochłonności tematu

w terminie do 2.02.2024 r.

6. Kanclerz powoła komisję, która przeprowadzi inwentaryzację robót w toku:
a) w Dziale Poligrafii – według stanu na 31.12.2023 r. w jednostkach rzeczowych; komisja ta dokona również wyceny robót w toku i weryfikacji z kosztami rzeczywistymi oraz podejmie decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,
b) w Wydawnictwie PK – wyrobów gotowych według stanu na 31.12.2023 r.

w terminie do 5.01.2024 r.

7. Jednostki organizacyjne prowadzące studia podyplomowe, kursy i szkolenia po uzgodnieniu rozliczeń kosztów i przychodów w Dziale Kosztów (w przypadku edycji trwających na przełomie roku 2023/2024) złożą pisma o przeniesienia przychodów lub kosztów na rok 2024 według załącznika nr 4.

w terminie do 25.01.2024 r.

8. Kierownicy administracyjni wydziałów i wyznaczeni pracownicy w jednostkach prowadzących studia podyplomowe dokonają rozliczenia druków ścisłego zarachowania oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 102 Rektora PK z dnia 1 października 2020 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Politechnice Krakowskiej

w terminie do 5.01.2024 r.

9. Wyznaczeni pracownicy Działu Informatyzacji dokonają rozliczenia blankietów elektronicznych legitymacji studenckich (ELS), elektronicznych legitymacji doktoranckich (ELD) i hologramów oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 102 Rektora PK z dnia 1 października 2020 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej

w terminie do 15.01.2024 r.

10. Wyznaczeni pracownicy Działu Poligrafii dokonają rozliczenia papieru zabezpieczonego wykorzystywanego do wydruku dyplomów, świadectw ukończenia studiów, ich odpisów, a także dyplomów i ich odpisów wykonanych według starego wzoru na papierze zabezpieczonym giloszem, oraz przekażą do Działu Księgowości Majątkowej sprawozdanie roczne, zgodnie z Zarządzeniem nr 102 Rektora PK z dnia 1 października 2020 r. w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania na Politechnice Krakowskiej

w terminie do 15.01.2024 r.

11. Dział Inwestycji i Remontów przeprowadzi inwentaryzację inwestycji rozpoczętych według stanu na 31.12.2023 r. i przekaże protokół inwentaryzacji do Działu Księgowości Majątkowej w celu przeprowadzenia weryfikacji (załącznik numer 1)

w terminie do 26.01.2024 r.

12. Kierownicy projektów inwestycyjnych dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół inwentaryzacji inwestycji finansowanych ze źródeł zewnętrznych i własnych (załącznik nr 1) według stanu na 31.12.2023 r.

w terminie do 26.01.2024 r.

13. Ostateczny termin pobierania zaliczek na zakupy i usługi związane z działalnością dydaktyczną, naukowo-badawczą i pozostałą upływa

6.12.2023 r.

14. Jednostki organizacyjne rozliczą wszystkie zaliczki stałe i jednorazowe do 14.12.2023 roku, z wyjątkiem Sekcji Zaopatrzenia, Działu Promocji, Sekretariatu Rektora oraz Biblioteki PK, które rozliczą zaliczki i przekażą do Działu Finansowego wszystkie dokumenty związane z ww. rozliczeniami do dnia

21.12.2023 r.

15. Kierownicy projektów naukowo-badawczych finansowanych przez NCN, NCBiR oraz MEiN oraz Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi, dostarczą do Działu Badań Naukowych, dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów, których wypłata ma nastąpić do końca roku 2023

12.12.2023 r.

16. Jednostki organizacyjne dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń bezosobowych i honorariów

w terminie do 14.12.2023 r.

Dokumenty, dotyczące kosztów roku 2023, dostarczone po tym terminie – nie później niż do dnia 30.12.2023 r. – skutkują naliczeniem pochodnych od wynagrodzeń w 2023 r. i wypłatą wynagrodzenia w roku 2024.

17. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych dostarczą do Działu Płac dokumenty dotyczące wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów finansowanych w ramach tych projektów

w terminie do 15.12.2023 r.

18. Kierownicy projektów strukturalnych i ramowych, których termin realizacji upływa w dniu 31.12.2023 r. dostarczą do Działu Spraw Osobowych i Socjalnych listy osób wraz z przypisanymi do nich zadaniami i pozycjami budżetowymi oraz numerem projektu, podpisane przez właściwych pracowników ds. limitów, dotyczące naliczeń 13-tej pensji w ramach tych projektów

w terminie do 4.12.2023 r.

19. Dział Plac naliczy i wypłaci 13-tą pensję dotycząca projektów strukturalnych i UE, których termin realizacji upływa w dniu 31.12.2023 roku

w terminie do 22.12.2023 r.

20. Jednostki organizacyjne uzgodnią rozliczenia godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich w module eHMS/pens

w terminie do 23.10.2023 r.

21. Dział Kształcenia dokona rozliczenia godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich za rok akademicki 2022/2023, w module eHMS/pens

w terminie do 30.11.2023 r.

22. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do Działu Płac polecenia wypłat refundacji "wczasów pod gruszą"

w terminie do 8.12.2023 r.

23. Biuro Strategii i Rozwoju Uczelni przekaże do Działu Kosztów rozliczenia wynagrodzeń osobowych za 2023 r. pracowników badawczych zatrudnionych do działalności naukowo-badawczej

w terminie do 19.01.2024 r.

24. Dział Badan Naukowych przekaże do Działu Kosztów zestawienie niewypłaconych rachunków (z umów o dzieło) dotyczących zakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych w 2023 roku.

w terminie do 19.01.2024 r.

25. Wszystkie jednostki organizacyjne uporządkują ewidencję i rozliczenie materiałowe celem urealnienia zużycia materiałów we wszystkich rodzajach działalności. Decyzje korygujące należy dostarczyć do Działu Kosztów

w terminie do 11.01.2024 r.

26. Kierownicy Domów Studenckich przedłożą zestawienie miesięczne za grudzień 2023 r. opłat za miejsca, łącznie z wykazami osób zalegających z opłatami według stanu na 31.12.2023 r. oraz zestawienie otrzymanych przedpłat na 2024 rok

w terminie do 11.01.2024 r.

27. Kierownicy umów z podmiotami gospodarczymi o świadczenie usług badawczych, dokonają uzgodnień własnych ewidencji kosztów z ewidencją prowadzoną w Dziale Kosztów (w przypadku niezakończonych umów z podmiotami gospodarczymi na świadczenie usług badawczych złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na 2024 r. załącznik nr 2). Kierownicy projektów dydaktycznych i naukowo-badawczych finansowanych przez NCBiR, NCN, NAWA, MEiN, Unię Europejską dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją kosztów prowadzoną przez Zespół ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych/Dział Kosztów i złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na rok 2024 według załącznika nr 3

w terminie do 26.01.2024 r.

28. Kierownicy projektów naukowo-badawczych przekażą do Działu Badań Naukowych wykaz naliczonych kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCBiR. Dział Badań Naukowych i CTT przekażą do Działu Kosztów i Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich projektów naukowo-badawczych oraz umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w roku 2023 i latach następnych

w terminie do 19.01.2024 r.

29. Kierownicy projektów strukturalnych i UE, których termin realizacji upływa w dniu 31.12.2023 r. przekażą do Zespołu ds. Rozliczeń Projektów Międzynarodowych wykaz kosztów pośrednich

w terminie do 22.12.2023 r.

30. Kierownicy projektów naukowo-badawczych przekażą do Działu Kosztów wykaz naliczonych kosztów pośrednich projektów finansowanych przez NCN i MEiN

w terminie do 19.01.2024 r.

31. Ostateczny termin składania w Dziale Finansowym dokumentów finansowo-księgowych (rachunków, faktur VAT, faktur korygujących, delegacji, rozliczeń materiałowych, rozliczeń wewnętrznych) dotyczących roku 2023 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa

12.01.2024 r.

32. Ostateczny termin składania do Działu Badań Naukowych protokołów zdawczo-odbiorczych do umów z podmiotami gospodarczymi, realizowanych w 2023 r. upływa

12.01.2024 r.

33. Ostateczny termin składania do Działu Badań Naukowych kalkulacji wynikowych za rok 2023 do umów z przemysłem upływa

25.01.2024 r.

34. Ostateczny termin wystawiania faktur w rejestrach sprzedaży roku 2023 dla wszystkich jednostek organizacyjnych upływa

12.01.2024 r.

35. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych uzgodni wykorzystanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zapisami w Dziale Księgowości Finansowej

w terminie do 12.02.2024 r.

36. Organizatorzy konferencji, sympozjów, seminariów itp., dla których otwarte jest subkonto w PK a przedsięwzięcia te zostały zakończone, dokonają rozliczeń przychodów i kosztów w Dziale Kosztów, natomiast w przypadku przedsięwzięć niezakończonych organizatorzy złożą pismo o przeniesienie przychodów/kosztów na następny rok (załącznik nr 4).

w terminie do 19.01.2024 r.

37. Dział Księgowości Majątkowej uzgodni pod względem wartości z Biblioteką PK i bibliotekami jednostek organizacyjnych księgozbiory według stanu na 31.12.2023 r.

w terminie do 16.01.2024 r.

38. Dział Inwestycji i Remontów uzgodni z odpowiednimi działami pionu Kwestora PK poniesione koszty z tytułu remontów

w terminie do 25.01.2024 r.

39. Rzeczowe składniki majątkowe, pozostające po zakończeniu umów z podmiotami gospodarczymi, NCBiR, NCN oraz w ramach bezzwrotnej pomocy zagranicznej, należy rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie związane z tymi składnikami majątkowymi dokumenty jednostki organizacyjne przekażą do Działu Księgowości Majątkowej

w terminie do 11.01.2024 r.

40. Ostateczny termin dokonania wszelkich rozliczeń związanych z kosztami, przychodami, stratami i zyskami oraz zapasami PK dotyczącymi roku 2023 upływa

6.02.2024 r.

41. Ostateczny termin dekretacji dokumentów finansowo-księgowych za rok 2023 w Dziale Księgowości Finansowej upływa

6.02.2024 r.

42. Dział Księgowości Finansowej przeprowadzi inwentaryzację rozrachunków z dostawcami i odbiorcami według stanu na 31.12.2023 r.

w terminie do 8.02.2024 r.

43. Sekcja Zaopatrzenia ustali wielkość zapasów nadmiernych i nieprawidłowych w magazynach według stanu na 31.12.2023 r.

w terminie do 11.01.2024 r.

44. Jednostki organizacyjne uczelni zobowiązane są do uzgadniania zapisów w księgach inwentarzowych z ewidencją prowadzoną w Dziale Księgowości Majątkowej na dzień 31 grudnia.

w terminie do 31.03.2024 r.

45. Jednostki organizacyjne uczelni dokonają uzgodnień własnych ewidencji z ewidencją prowadzoną przez Dział Księgowości Majątkowej i przekażą protokół inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. rozpoczętej budowy stanowiska badawczego (załącznik nr 5), rozpoczętej budowy środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej (załącznik nr 6).

w terminie do 26.01.2024 r.

46. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do z-cy Kwestora ds. księgowości niezbędne dane (informację czy pracownik jest emerytem lub rencistą ponownie zatrudnionym) do wyceny aktuarialnej obecnej wartości zobowiązań pracodawcy wobec pracowników (rezerw) z tytułu nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, odpraw rentowych

w terminie do 19.01.2024 r.

47. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych przekaże do z-cy Kwestora ds. księgowości niezbędne dane (informację o liczbie dni zaległych urlopów wypoczynkowych wszystkich pracowników) do wyceny aktuarialnej obecnej wartości zobowiązań pracodawcy wobec pracowników (rezerw) z tytułu niewykorzystanych urlopów

w terminie do 19.01.2024 r.

48. Ostateczny termin uzgadniania przez wydziały, pozostałe jednostki organizacyjne oraz kierowników projektów i umów źródeł finansowania przyjętych do używania w 2023 r. środków trwałych i WNiP z ewidencją finansowo-księgową oraz dokonywania korekt w tym zakresie, a także dokonywania wszelkich innych korekt dotyczących środków trwałych i WNiP upływa

19.01.2024 r.

49.W przypadku niemożności, z przyczyn obiektywnych, dotrzymania terminów podanych w niniejszym poleceniu służbowym, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do pisemnego powiadomienia o tym Kwestora PK

w terminie do 26.01.2024 r.

50. W księgach roku 2024 nie mogą być ewidencjonowane bez mojej decyzji żadne dokumenty dotyczące roku 2023.

a) kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych oraz kierowników wszystkich projektów do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego polecenia,

b) pracowników jednostek i kierowników projektów do realizacji niniejszego polecenia w ustalonych terminach,

c) Kwestora PK do żądania wyjaśnień od pracowników dostarczających rozliczenia i dokumenty z opóźnieniem oraz do ich opiniowania.