Anulowane
ZARZĄDZENIE NR 19
Rektora Politechniki Krakowskiej
im. Tadeusza Kościuszki
z dnia 19 czerwca 2008 r.
znak R.0201-46/08
w sprawie zasad przygotowywania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego EOG oraz innych funduszy pokrewnych tworzonych przez państwa współpracujące z krajami członkowskimi UE
Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym, w związku z możliwością ubiegania się Politechniki Krakowskiej o dofinansowanie projektów w ramach funduszy ustalam następujący tryb i zasady przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego EOG oraz innych funduszy pokrewnych tworzonych przez państwa współpracujące z krajami członkowskimi UE.
Zasady ogólne
§ 1.
1. W przedmiocie niniejszego Zarządzenia właściwości jednostek są następujące:
1) Centrum Transferu Technologii (CTT) obsługuje projekty nieinwestycyjne
w zakresie: doradztwa, rejestracji projektów i złożonych wniosków aplikacyjnych oraz zawartych umów o dofinansowanie projektów,
2) Pion Techniczny (PT) obsługuje projekty inwestycyjne w zakresie: doradztwa, rejestracji projektów i złożonych wniosków aplikacyjnych oraz zawartych umów
o dofinansowanie projektów,
3) Kwestura (KW) prowadzi rozliczenia finansowe projektów inwestycyjnych i nieinwestycyjnych.
2. Doradztwo realizowane przez CTT i PT obejmuje m.in. pomoc w formalnej stronie wypełnienia wniosku aplikacyjnego, pobranie standardowych załączników (lista załączników w załączniku nr 2) i udzielenie innych informacji niezbędnych do skutecznego aplikowania o fundusze.
Przygotowywanie wniosków i realizacja projektów
§ 2.
1. Jednostka podejmująca prace nad projektem zobowiązana jest uzyskać akceptację na "Formularzu rejestracyjnym projektu współfinansowanego z funduszy" (załącznik nr 1) odpowiednio CTT lub PT, Działu Zamówień Publicznych oraz akceptację Kwestury o posiadaniu odpowiednich środków na wkład własny do projektu.
2. Powierzenie funkcji kierownika projektu musi być zaakceptowane przez właściwego przełożonego (Rektora, Prorektora, Kanclerza, Dziekana Wydziału).
§ 3.
1. Kierownik projektu składa kompletny wniosek aplikacyjny lub fiszkę projektową do Kwestury oraz odpowiednio do CTT lub PT przed terminem złożenia wniosku do Instytucji Wdrażającej lub Pośredniczącej na minimum:
1) 14 dni roboczych w przypadku projektów inwestycyjnych,
2) 5 dni roboczych w przypadku projektów nieinwestycyjnych.
3) Kwestura opiniuje i parafuje wniosek o dofinansowanie lub fiszkę pod względem finansowym oraz zabezpieczenia wydatków projektu.
3. W przypadku przygotowywania wniosku do PO KL zaleca się przy konstruowaniu budżetu projektu stosować system ryczałtowy rozliczania kosztów pośrednich. Zalecany sposób przedstawienia metodologii kosztów pośrednich stanowi załącznik nr 5.
4. CTT lub PT, według właściwości, sprawdza czy wniosek kwalifikuje się do danego programu a następnie, po uzyskaniu informacji o zaakceptowaniu wniosku przez KW, parafuje wniosek i załączniki.
5. Kopię wniosku lub fiszki projektowej w wersji papierowej i elektronicznej
z potwierdzeniem złożenia projektodawca przekazuje odpowiednio do CTT lub PT.
§ 4.
1. Kierownik projektu obowiązany jest przekazywać niezwłocznie informacje dotyczące przeprowadzonej oceny formalnej i merytorycznej złożonego wniosku, odpowiednio do CTT lub PT. Sporządzanie ewentualnego odwołania od oceny formalnej powinno nastąpić w porozumieniu odpowiednio z CTT lub PT.
2. Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest przez Rektora PK lub właściwego prorektora wraz z kontrasygnatą Kwestora, po zaparafowaniu przez radcę prawnego. W terminie 7 dni od podpisania umowy kierownik projektu zobowiązany jest złożyć kopię podpisanej umowy wraz ze szczegółowym budżetem projektu do KW i odpowiednio CTT lub PT.
3. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie kierownik projektu, w porozumieniu odpowiednio
z CTT lub PT, występuje do Kwestora z wnioskiem o:
1) otwarcie konta bankowego projektu oraz konta kosztowego, na którym będą rejestrowane wszystkie operacje finansowe związane z realizacją projektu,
2) uwzględnienie realizowanego projektu w polityce rachunkowości PK,
3) ustalenie sposobu finansowania projektu oraz ustalenie i przygotowanie formy zabezpieczeń prawidłowej realizacji projektu.
§ 5.
1. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za prawidłowe realizowanie projektu, zgodnie
z wnioskiem i umową (wraz z aneksami) o dofinansowanie oraz obowiązującym prawem.
2. Kierownik projektu zobowiązany jest:
1) przestrzegać obowiązujące przepisy prawa, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, zamówień publicznych i finansów publicznych,
2) niezwłocznie przekazywać do KW i odpowiednio do CTT lub PT:
a) kopie aneksów do umów i zmiany w budżecie projektu,
b) informacje o ewentualnych zagrożeniach realizacji projektu i udzielać wszelkich, niezbędnych wyjaśnień,
c) ostateczne wersje harmonogramów, sprawozdań oraz wniosków
o płatność,
3. wypełnić kartę wzorów podpisów osób realizujących projekt (załącznik nr 3),
4. wraz z kierownikiem DZP do zapewnienia zgodności wszelkich wydatków ponoszonych
w ramach projektu z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień i finansów publicznych. Uzgodnienia muszą zostać spisane i podpisane przez kierownika DZP oraz kierownika projektu,
5. niezwłocznie dostarczać do KW wszystkie opisane, zgodnie z wymogami projektu, dokumenty księgowe (faktury, noty księgowe, umowy, itp.) - obieg dokumentów finansowo-księgowych określa załącznik nr 4.
§ 6.
1. Odpowiednio CTT lub PT oraz KW monitorują realizację projektów i informują władze PK o zauważonych nieprawidłowościach w realizacji projektów, które grożą konsekwencjami finansowo-prawnymi.
2. W spornych kwestiach odpowiednio CTT lub PT oraz KW są zobowiązane do przedstawienia opinii na temat zaistniałej sytuacji w oparciu o przedłożoną dokumentację i zaproponowania rozwiązania zgodnego z interesem PK.
3. KW dokonuje potwierdzenia za zgodność dokumentów księgowo-finansowych.
§ 7.
1. Kopia ostatecznego wniosku o dofinansowanie lub fiszki projektowej w wersji papierowej i elektronicznej wraz załącznikami jest przechowywana odpowiednio w CTT lub PT.
2. Dokumentacja merytoryczna projektu jest przechowywana w jednostce, w której realizowany jest projekt.
3. Dokumentacja księgowa projektu jest przechowywana w Kwesturze.
4. Dokumentacja związana z zamówieniami publicznymi jest przechowywana w DZP.
5. Dokumentacja projektów współfinansowanych z funduszy, w tym oryginały dokumentów poświadczających wydatki, podlega archiwizowaniu i przechowywaniu przez okres podany w umowie o dofinansowanie.
§ 8.
1. W przypadku projektów partnerskich (gdzie PK występuje jako partner, a nie lider projektu), osoby koordynujące projekt z ramienia PK przekazują odpowiednio do CTT lub PT następujące dokumenty:
1) umowę partnerstwa (konsorcjum),
2) dokumenty potwierdzające poziom zaangażowania środków finansowych PK (wraz
z potwierdzeniem ich źródła oraz preliminarza wydatków),
3) zakres zadań wykonywanych w ramach projektu przez jednostkę PK.
2. Projekty realizowane w partnerstwie powinny być w całości księgowane przez lidera projektu. Wszelkie odstępstwa od tego wymagają pisemnej zgody Kwestora.
§ 9.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
Rektor
prof. dr hab. inż. Józef Gawlik |
Załącznik 1
Załącznik 2
Załącznik 3
Załącznik 4
Załącznik 5
|
